Software voor cannabisclubs is een beheerprogramma dat is ontworpen voor cannabisverenigingen en cannabis social clubs: het registreert leden en hun contributie, houdt afhalingen en voorraad bij en legt alles vast wat er in de club gebeurt. SmokApp is een van de pionierende tools in Spanje en koppelt met de Pro-versie het beheerprogramma van de club aan een mobiele app voor leden. Wij leggen uit wat het biedt, wat goede software moet bevatten en waarom de waarde ervan ook juridisch is.
Korte samenvatting
Waarvoor dient het? Het bijhouden van het register van leden, contributies, verwacht gebruik, afhalingen, voorraad en verliezen in één systeem.
Wat is SmokApp? Een app voor cannabis social clubs die in de Pro-versie synchroniseert met de beheersoftware van de club.
Waarom is het juridisch van belang? Omdat het helpt aan te tonen dat de club functioneert als een gesloten groep leden en niet als verkooppunt.
Voordelen van beheersoftware voor een cannabisclub
Spanje heeft geen nationale wet die cannabisclubs reguleert, waardoor hun rechtszekerheid afhangt van hoe de club dagelijks wordt beheerd. Goede software helpt op drie fronten:
- Administratieve orde: aanmeldingen, uitschrijvingen, contributies en vervaldata up-to-date, zonder verspreide spreadsheets.
- Traceerbaarheid: elke afhaling is gekoppeld aan een lid, met datum en hoeveelheid, en de voorraad sluit aan op de teelt en de verliezen.
- Bewijs bij een inspectie: uit de registraties blijkt dat de club het verwachte gebruik van haar leden respecteert en dat er geen winstoogmerk is.
Wat SmokApp is en wat SmokApp Pro biedt
SmokApp begon als mobiele app voor leden van cannabis social clubs: leden konden de in de club beschikbare variëteiten bekijken, nieuws over de juridische status van cannabis in Spanje volgen, op de hoogte blijven van evenementen van de vereniging en vragen stellen. Met SmokApp Pro synchroniseert de app met de beheersoftware van de club, wat de communicatie tussen bestuur en leden en de ervaring van beide verbetert.
Functies van SmokApp Pro zijn onder meer:
- Virtuele lidmaatschapskaart met QR-code: leden identificeren zich bij de receptie met hun telefoon, zonder papieren kaarten of vergeten lidnummers.
- Ledenportemonnee: realtime inzicht in het beschikbare saldo bij de vereniging.
- Vervaldatum van de contributie: elk lid ziet wanneer de contributie verloopt, met herinneringen vooraf. Zo wordt voorkomen dat de club werkt met leden van wie de contributie is verlopen.
- Realtime beschikbaarheid: een overzicht van wat de club op dat moment heeft, dat het bestuur geheel of gedeeltelijk kan tonen.
- Verwacht gebruik: leden kunnen hun prognose raadplegen, gesynchroniseerd met het beheerprogramma.
- Uitbreidingen: bestellingen vanaf de tafel met een tablet en de optie “Smart Club”, met beacons die bij binnenkomst de lidmaatschapskaart tonen of waarmee het bestuur de voorraad via een telefoon kan controleren.
- Hardware: QR-codelezers en kaarten voor de receptie.
SmokApp heeft daarnaast nog een gratis versie voor clubs die de app willen gebruiken, ook zonder beheersoftware. Voor commerciële informatie kunt u schrijven naar info@smokapp.com.
Hoe u software voor uw cannabisclub kiest
Controleer voordat u zich voor een programma aanmeldt of het aan de volgende eisen voldoet:
- Volledig ledenregister: datum van toetreding, voordracht als de statuten dat vereisen, wachttijd, uitschrijvingen en vervaldatum van de contributie.
- Controle op verwacht gebruik: limieten per lid en meldingen wanneer een afhaling niet overeenkomt met de prognose.
- Voorraad en verliezen: instroom uit de teelt, uitgifte per lid en registratie van droogverlies of afval.
- Gegevensbescherming (AVG): de gegevens van leden zijn gevoelig. Het programma moet gebruikersrechten, versleuteling en back-ups mogelijk maken, en de leverancier moet een verwerkersovereenkomst ondertekenen.
- Export van rapporten: overzichten van leden, afhalingen en voorraad voor de algemene ledenvergadering, de boekhouding of een advocaat.
- Technische ondersteuning: een club mag niet zonder toegang tot haar register komen te zitten, dus snelle ondersteuning is raadzaam en, als de club lange openingstijden heeft, ook ondersteuning buiten kantooruren.
- Passend taalgebruik: vermijd programma’s die voor winkels zijn ontworpen, met “verkoop”, “prijzen” of “aanbiedingen”, die een commercieel beeld kunnen geven dat onverenigbaar is met een vereniging zonder winstoogmerk.
Software is geen vervanging voor goede statuten
Een beheerprogramma is een hulpmiddel, geen vrijgeleide. Als de statuten algemeen zijn, als het pand niet over de nodige vergunningen beschikt of als de club in de praktijk als distributiepunt functioneert, zal de software dat gewoon vastleggen. Daarom raden wij aan eerst de statuten en interne protocollen op te stellen en het programma daarna zo in te richten dat het deze weerspiegelt. Gaat u net van start, bekijk dan de vereisten voor het oprichten van een cannabisvereniging.
Veelgestelde vragen over software voor cannabisclubs
Welke software moet een cannabisclub gebruiken?
Software die leden, contributies, verwacht gebruik, afhalingen, voorraad en verliezen registreert, voldoet aan de AVG en het mogelijk maakt rapporten te exporteren. SmokApp is een van de opties die specifiek voor cannabis social clubs zijn ontworpen.
Moet een cannabisclub beheersoftware hebben?
Het is niet verplicht, maar het maakt de traceerbaarheid veel eenvoudiger en helpt bij een inspectie of rechtszaak aan te tonen hoe de club werkt.
Welke gegevens van leden mag de club bewaren?
De gegevens die nodig zijn om de vereniging te laten functioneren: identificatie, leeftijdsbewijs, contributies en verwacht gebruik, verwerkt in overeenstemming met de AVG en met beperkte toegang.
Juridisch advies nodig?
Bij S&F Abogados helpen wij clubs bij het opstellen van statuten en beheerprotocollen en bij het kiezen en implementeren van technologische oplossingen die aan de wet voldoen. Neem contact op met onze advocaten voor cannabisverenigingen, plan een online consult of bel ons op +34 919 532 802.
